Stagiair / Afstudeerstage A.I. (Artificial Intelligence Klantcontact)

Privacyverklaring voor sollicitanten van WoningNet

Als je bij WoningNet solliciteert of geïnteresseerd bent in onze vacatures, verwerken wij jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring vertellen we waarom we dit doen en hoe we dit doen.

Voor wie geldt deze privacyverklaring?  Deze privacyverklaring is pas van toepassing als wij in contact met elkaar zijn over een vacature bij WoningNet. Bijvoorbeeld wanneer je een vraag stelt over, of interesse toont in, een vacature. Of als wij je uitnodigen voor een gesprek en naar aanleiding van ons contact je eventueel een aanbod doen. Zodra je ons aanbod aanneemt en bij ons in dienst treedt, geldt voor jou onze privacyverklaring voor WoningNet medewerkers.

Voor welke doelen verwerken wij je persoonsgegevens?  We verwerken je persoonsgegevens voor vijf doelen: 

 1. Contact mogelijk maken tussen jou en WoningNet;   2. Beoordelen of je een geschikte kandidaat bent en je daarover feedback geven;   3. Bijzondere voorzieningen treffen (als dat nodig is, zoals bij een handicap);   4. Verblijfs- en/of werkvergunning aanvragen;   5. Analyses doen waarmee we onze sollicitatieprocedure kunnen verbeteren en gerichtere vacatures kunnen uitzetten.

Hieronder leggen we voor elk doel uit waarom het verwerken van je persoonsgegevens noodzakelijk of gerechtvaardigd is.

Contact mogelijk maken tussen jou en WoningNet  Om antwoord te kunnen geven op je vragen over een vacature, hebben wij je contactgegevens nodig. Wij hebben voor deze verwerking een gerechtvaardigd belang: wij antwoorden op je verzoek en slaan enkel je gegevens op om dat mogelijk te maken.  Besluit je om bij ons te solliciteren, dan verwerken we je persoonsgegevens om je op de hoogte te houden van de voortgang van je sollicitatie. Wij verwerken je contactgegevens dan ter voorbereiding van een mogelijke arbeidsovereenkomst.

Beoordelen of je een geschikte kandidaat bent en je daarover feedback geven  Om te kunnen beoordelen of je een geschikte kandidaat bent voor de vacature waarop je solliciteert, moeten we je kwalificaties beoordelen. Hiervoor hebben wij je (persoons)gegevens nodig. Die geef je ons bijvoorbeeld via je curriculum vitae. Als wij je uitnodigen, toetsen we je geschiktheid door gesprekken met je te voeren. Om een nog vollediger beeld te vormen van je geschiktheid, bieden wij je ook de mogelijkheid referenties te verstrekken, dit is optioneel. Voor sommige functies stellen wij ook een assessment/proef van bekwaamheid beschikbaar. Op grond van alle verkregen informatie vergelijken we je met andere kandidaten. Wij verwerken de informatie verkregen via je curriculum vitae, eventuele verstrekte referenties en tijdens gesprekken of van referenten en de door de inzet van assessments verkregen informatie omdat dit noodzakelijk is ter voorbereiding van een mogelijke arbeidsovereenkomst met de juiste kandidaat. Dit om goed te kunnen beoordelen of we de juiste kandidaat voor ons hebben en zo objectief mogelijk te kunnen vergelijken.

Bijzondere voorzieningen treffen (als dat nodig is) Als we bijzondere voorzieningen moeten treffen (bijvoorbeeld omdat je een fysieke handicap hebt), dan verwerken we jouw persoonsgegevens alleen om deze voorzieningen te kunnen treffen. Wij verwerken deze informatie omdat wij hiertoe wettelijk verplicht zijn en doen dit slechts om deze voorzieningen te kunnen treffen. Voorafgaand aan of tijdens de sollicitatie kun je ons laten weten dat je deze voorzieningen nodig hebt tijdens de sollicitatie en/of bij het uitvoeren van de functie. Let wel op: indien je gezondheid rechtstreeks van belang is voor de functie waarop je solliciteert, bijvoorbeeld omdat je niet kunt voldoen aan belangrijke onderdelen van de functie vanwege een ziekte of beperking, dan ben je wel wettelijk verplicht dit ons te melden tijdens de sollicitatie.

Verblijfs- en/of werkvergunning aanvragen  Voor sommige buitenlandse werknemers is een verblijfs- en/of werkvergunning noodzakelijk. Als we jou een aanbod doen en het is nodig, dan vragen we je alleen naar je nationaliteit om deze vergunning aan te kunnen vragen. Deze verwerking moeten wij doen, omdat dit voor ons een wettelijke verplichting is.

Analyses doen waarmee we onze sollicitatieprocedure kunnen verbeteren en gerichtere vacatures kunnen uitzetten  Alle persoonsgegevens die wij verkrijgen van jou als sollicitant kunnen wij gebruiken om onze vacatures en het sollicitatieproces te verbeteren, mede op basis van statistisch onderzoek. Voor dit onderzoek kijken wij bijvoorbeeld naar de gemiddelde leeftijd van sollicitanten, populaire woonplaatsen en landen waar sollicitanten wonen of naar patronen in vaardigheden (of juist het ontbreken daarvan) van alle sollicitanten. Deze analyses doen wij op basis van statistieken op geaggregeerd niveau, waarbij de gegevens dus niet meer zijn terug te voeren naar individuele personen. Wij verwerken de persoonsgegevens voor voornoemde doeleinden op basis van gerechtvaardigd belang. Waarbij wij ons zakelijk belang om effectievere vacatures en betere sollicitatieprocedures uit te kunnen zetten afwegen tegen de beperkte privacy impact van de analyse op geaggregeerd niveau voor jou.

Heb je bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang? Hierboven hebben we enkele keren ons gerechtvaardigd belang genoemd als grondslag voor de verwerking van je persoonsgegevens. Daarbij hebben we elke keer jouw privacybelang afgewogen tegen ons bedrijfsbelang, uitgaande van normale omstandigheden. Vind je dat er bijzondere omstandigheden gelden waardoor onze belangenafweging anders dient uit te vallen? Dan kun je altijd bezwaar aantekenen. Dat doe je door een bericht te sturen naar functionarisgegevensbescherming@woningnet.nl.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij voor een sollicitatie?  Als je je belangstelling in een functie bij WoningNet kenbaar maakt, verzamelen we van jou de volgende informatie:

Contactgegevens  We verzamelen je naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer; dit is noodzakelijk voor ons om contact met je kunnen opnemen.

Gegevens over je kwalificaties, vaardigheden en arbeidsverleden  We verzamelen je relevante kwalificaties en je arbeidsverleden zoals die zijn opgenomen in het curriculum vitae en de sollicitatiebrief, de informatie door jou gegeven tijdens gesprekken, en zoals die blijkt uit referenties, indien jij deze tijdens de sollicitatie aandraagt en de resultaten van assessments of proeven. Voorafgaand aan indiensttreding controleren wij daarnaast paspoort en identiteitskaart en doen we een social media check. 

Assessments en proef van bekwaamheid (case presentatie) Tijdens de sollicitatie kunnen wij je vragen om proef van bekwaamheid uit te voeren of aan een assessment deel te nemen. De resultaten daarvan gebruiken wij om een completer beeld te vormen van je geschiktheid voor de functie waar je op solliciteert. Als we je voor een programmeeropdracht toegang willen geven tot onze systemen, is het daarnaast mogelijk dat we jouw IP-adres nodig hebben.

Je beschikbaarheid  Wij vragen altijd naar je beschikbaarheid tijdens de sollicitatieprocedure. Zo weten we of je beschikbaarheid aansluit op onze vacature. Als we je daarna een aanbod doen, kunnen we bovendien afspraken maken over een startdatum.

Salaris Voor het maken van een goede selectie, vragen wij in het begin stadium van het selectieproces of de gepubliceerde salarisindicatie zoals gepubliceerd in onze vacaturetekst, passend is voor jou als kandidaat. 

Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden  Als we jou een aanbod willen doen, is het nodig om je persoonsgegevens te verwerken in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden die deel uitmaken van de arbeidsovereenkomst.

Bijzondere persoonsgegevens  Tijdens je sollicitatie zullen wij nooit vragen naar je politieke voorkeuren, geaardheid en geloofs- of levensovertuigingen of vragen stellen over je gezondheid. Let wel op: indien je gezondheid rechtstreeks van belang is voor de functie waarop je solliciteert, bijvoorbeeld omdat je niet kunt voldoen aan belangrijke onderdelen van de functie vanwege een ziekte of beperking, dan ben je wel verplicht dit ons te melden tijdens de sollicitatie.

Ook zullen wij nooit tijdens je sollicitatie naar je identiteitspapieren vragen. Wij vragen alleen naar je nationaliteit als je een verblijfs- of werkvergunning nodig hebt om voor WoningNet te kunnen werken. Als je deze informatie zelf verstrekt, verwerken wij ze niet verder, behalve waar het gaat om informatie over je gezondheid, om waar nodig voorzieningen voor je te treffen.

Hoe komt WoningNet aan je persoonsgegevens?

Zelf verstrekt Bijna alle persoonsgegevens die WoningNet verwerkt tijdens je sollicitatie zijn door jezelf verstrekt. Bijvoorbeeld door het insturen van je sollicitatie, of de informatie die je verstrekt tijdens een gesprek.

Via een derde partij We kunnen je persoonsgegevens echter ook via een andere weg binnenkrijgen, bijvoorbeeld als je via een recruitmentbureau, detacheringsbureau of als je via een platform zoals LinkedIn hebt gesolliciteerd. In dat geval kunnen we de gegevens bekijken die je hebt opgenomen in je profiel dat door jou ingevuld is op zo’n platform. Daarnaast kunnen we aanvullende informatie ontvangen van referenten die je zelf hebt opgegeven.  

Wie krijgt toegang tot jouw gegevens bij WoningNet?   Bij WoningNet en Het Vierde Huis krijgt de HR-afdeling toegang tot je persoonsgegevens. Daarnaast krijgen alleen overige medewerkers en bij WoningNet en Het Vierde Huis werkende opdrachtnemers toegang tot je persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor een goed verloop van je sollicitatie.

Dienstverleners Verder verwerken dienstverleners zoals onze webhost, de aanbieder van ons recruitmentplatform Recruitee, en (waar van toepassing) detacherings- en werving- en selectiebureaus en de (sub)verwerkers van deze partijen jouw persoonsgegevens.

Referenten Als we contact opnemen met een door jou opgegeven referent of voormalig werkgever, kan een derde partij op de hoogte raken van jouw sollicitatie. Jij beslist zelf of je referenten voordraagt; dit is niet verplicht. Tijdens dit contact met de referent verstrekken wij verder geen inhoudelijke informatie over je sollicitatie.

Overheidsinstanties  Alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn, delen we je persoonsgegevens met overheidsinstellingen zoals instanties voor rechtshandhaving, toezichthouders en rechtbanken.

Geen doorverkoop  WoningNet en Het Vierde Huis verkoopt nooit de gegevens door die jij als sollicitant aan ons hebt verstrekt.

Jouw rechten  Je hebt de volgende rechten als het gaat om de persoonsgegevens die wij van jou als sollicitant verwerken:

• Je hebt recht op duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie;  • Je kunt de persoonsgegevens die wij van jou verwerken altijd kosteloos inzien;  • Je kunt ons vragen om je persoonsgegevens te wijzigen of te verwijderen;  • Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij persoonsgegevens aan jou overdragen;  • Je kunt bezwaar maken tegen onze verwerking of ons vragen de verwerking te beperken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een bericht naar: functionarisgegevensbescherming@woningnet.nl. Daarbij kunnen we jou wel altijd vragen om je te identificeren. Als je voor dit doel een kopie van je paspoort of ander identiteitsbewijs meestuurt, vragen we je om je pasfoto onherkenbaar en je BSN onleesbaar te maken, zoals aangegeven op deze pagina: < https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/fraude-voorkomen-met-kopie-id-bewijs>

Je hebt altijd de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerking van persoonsgegevens of bij een afwijzing of niet-tijdige behandeling door WoningNet van jouw verzoek ten aanzien van jouw privacy. Ook kun je in beroep gaan bij de rechter.

Internationale doorgifte  Onze sollicitatiegegevens bewaren wij op het platform Recruitee, welke binnen de EU is gevestigd. Alle persoonsgegevens die door Recruitee namens hun klanten worden verwerkt, worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. De persoonsgegevens die onder de DPA vallen, worden momenteel verwerkt in Duitsland, Ierland en Nederland. Hoe lang bewaart WoningNet of Het Vierde Huis je persoonsgegevens?  We slaan alle persoonsgegevens die nodig zijn voor je sollicitatie op tot maximaal 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is afgelopen. Als we je op een later moment nog eens willen benaderen voor een vacature, bewaren we je gegevens maximaal 160 dagen.

Vragen of opmerkingen?  We nemen al jouw vragen, opmerkingen en verzoeken serieus. We blijven graag met je in contact over jouw privacy bij WoningNet en Het Vierde Huis, ook als je ergens niet tevreden over bent. Heb je vragen over de verwerking van je persoonsgegevens als sollicitant? Dan kun je altijd contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming op functionarisgegevensbescherming@woningnet.nl.